Organizar una Fiesta – Presupuesto

Presupuesto

El éxito de todas las fiestas está en elegir acertadamente la decoración, los detalles y la organización. Cualquier fiesta va a tener siempre una serie de gastos y costes. Por eso el presupuesto es una herramienta que nos ayudará a tener de forma clara una visión general de los recursos materiales y financieros necesarios para desarrollar con éxito nuestra fiesta y prevenirnos para evitar inconvenientes y que todo sea un éxito.

Por eso, el presupuesto es fundamental para la organización de fiestas. Si tienes un presupuesto podrás organizarte mejor y evitar derrochar el dinero. Deberás dedicar el tiempo necesario a elaborarlo detallada y organizadamente cuidando cada detalle por minúsculo que sea.

Vamos a ver el presupuesto en varias fases:

Primera: tipo de presupuesto y límites

En primer lugar, se debe decidir el tipo de presupuesto. Puede ser de dos tipos: cuando el presupuesto se adapta al evento o cuando el evento se adapta al presupuesto.

Cuando el presupuesto se adapta a la fiesta temática sería donde primero se planifica el evento y una vez planificado se estipula un presupuesto por objetivo preestablecido. Este presupuesto se debe calcular de manera realista y contando con la posibilidad de recuperar parte del coste. Un ejemplo para este tipo de presupuesto sería una boda temática, donde podrían prevalecen los gustos o deseos de los novios por encima del presupuesto y donde es posible recuperar algo de lo invertido debido a los regalos de los asistentes.

Cuando la fiesta temática se adapta al presupuesto es donde primero se establece un presupuesto y luego se divide en las diferentes áreas adaptándose así los objetivos al presupuesto establecido. Si hemos decidido que el tipo de presupuesto de nuestra fiesta será este, deberemos establecer los límites tanto mínimo como máximo. En la mayoría de fiestas temáticas se elige esta opción ya que es muy frecuente destinar una cantidad de dinero pre establecido al evento y ajustarse a él.

Segunda: Planificación y división del presupuesto.

Una vez se ha decidido el tipo de presupuesto se planifican las acciones, los tiempos y además se cuantifica cada una de las tareas y etapas a desarrollar.

Una buena técnica para no dejarnos ningún detalle sería listar todos los elementos imaginándonos el paso a paso de nuestra fiesta. El tener en cuenta todos los detalles nos dará una idea más exacta del presupuesto que necesitaremos para cada uno. Deberás ir rellenando cada paso de tu fiesta para que no se te olvide nada, incluyendo en el encabezado nombre de la fiesta, temática, fecha y hora y número de invitados.

Ha llegado la hora de fraccionar el presupuesto global. A la hora de dividir el presupuesto, hay que tener en cuenta los costes fijos, variables y los imprevistos.

Costes fijos

Los costes fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes a la fiesta. Algunos de ellos son:

– Difusión, promoción del evento y publicidad.

– Diseño, impresión y coste de envío de invitaciones. 

– Alquiler del lugar dónde se hará el evento. Este ocupará un importante porcentaje del coste total del evento.

– Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.

– Contratación de show o actividades extra al evento.

– Servicio de Alquiler, transporte, montaje y desmontaje de mobiliario si fuera necesario. Por ejemplo, carpas para una fiesta en el exterior.

Costes variables

Los costes variables van en función de la cantidad de asistentes o invitados a la fiesta, entre ellos podemos encontrar:

– Programas y diplomas

– Regalos o souvenirs, etc.

– Servicio de catering

– Comida, bebida y pica-pica

Imprevistos

Luego vienen los imprevistos. Es importante saber que existen y es bueno contar con una parte del presupuesto destinado a ellos. Yo recomiendo apartar entre un 10% y un 15% de los gastos totales. Esto nos dará flexibilidad al presupuesto para poder cubrir cualquier contratiempo.

Tercera: división de cargos y porcentajes

Para cada tarea o actividad es importante apartar el % adecuado para poder cubrirlo y entrar en presupuesto.

Por eso aconsejo solicitar por lo menos tres presupuestos a diferentes proveedores para así poder hacernos una idea más exacta del coste de esa actividad. Los costes los deberás ir anotando en una hoja.

Para fiestas donde el proceso de organización es largo, lo mejor sería convenir precios de antemano con los proveedores. En estos casos también podemos informarnos de las condiciones de pago y entrega. Deberemos guardar las tarjetas o números de contacto para cualquier imprevisto.

Para tenerlo todo a mano puedes usar una hoja de proveedores.

Para facilitar la tarea de la división del presupuesto, engloba las tareas y actividades dentro de las siguientes categorías:

  1. Local y mobiliario
  2. Comidas y bebidas
  3. Decoraciones
  4. Entretenimiento y equipos
  5. Regalos o detalles
  6. Invitaciones y materiales impresos

Una vez los has clasificado en estas 6 áreas, debes asignarles un % a cada área.

La división más común sería apartar un 30% para alquiler de local, estancia o mobiliario. Un 20% para comida y bebida y también para decoración. Reservaremos un 10% para entretenimiento y no olvidemos un 10% para los imprevistos. Por último, un 5% para Invitaciones y otro 5% para los regalos de invitados.

Una vez tenemos el % total de cada área, tenemos que dividirlo internamente asignándoselo a cada actividad o materiales.

Por ejemplo, he asignado a mi fiesta un 5% al área de Invitaciones. En este caso como mi fiesta tiene un presupuesto total de 200€ para 10 personas, el dinero destinado a las invitaciones será de 10€.

De esta manera vamos a ir dividiendo todo el presupuesto de nuestras áreas en las diferentes actividades y materiales. Hay que intentar dividirlo de manera objetiva, conociendo los precios aproximados para cada cosa, así podremos ajustar el presupuesto adecuadamente.

Es posible que en nuestra fiesta no tengamos que costear el local porque preferimos hacer la fiesta en nuestra casa o jardín, en ese caso podremos disponer de más dinero para las áreas que creamos o en las que queramos invertir más.

Igualmente, los porcentajes son aproximados y tú puedes ajustarlos a tu evento sin problema. Solo recuerda mantener el % en imprevistos y ajustarte de manera lógica al presupuesto, es decir, si en el área de decoración tengo muchos elementos, no sería lógico invertir menos dinero del que en realidad necesito gastarme. Esto llevaría a un desajuste en el presupuesto ya que tendrías que regular las otras áreas para cubrir costes o lo que es peor, tener que utilizar el 10% destinado a posibles imprevistos para asumir una mala planificación.

2 respuestas a «Organizar una Fiesta – Presupuesto»

    1. Hola Jessica,

      Gracias por tu comentario.
      Los presupuestos son lo más variable de todo ya que cada uno sabe bien cuanto puede o quiere gastarse en su fiesta y depende de los invitados que tengas, etc.
      Por mi experiencia, si la estancia es de entre 30-60 m2 una decoración hecha a base de globos, cartón, cartulina y goma eva estaría alrededor de unos 60€ siempre y cuando la decoración la hagamos nosotros mismos, en tu caso necesitarás varias impresiones de las muñecas Lol, tanto para la pared, como para las guirnaldas, toppers, etc., así que súmale otros 10€ por la impresión.
      Una comida a base de sándwiches, refrescos, aperitivos sencillos, golosinas y postre podríamos calcular a 5€ por adulto y 2,5-3€ por niño.
      Para las invitaciones en tu caso un patrón imprimible a tamaño A5 o A6 sería la mejor opción y te saldría muy económico, sobre los 5-10€ todas.
      Para los regalos de invitados puedes usar los imprimibles y personalizar bolsitas, imprimir fichas para colorear y añadir una cajita de colores. Te saldría a 2€ por invitado.
      Si la fiesta la das en casa y los juegos los preparas tú misma o algún familiar o amigo, te ahorrarás el coste del alquiler y del entretenimiento.
      Y a disfrutar de la Fiesta!

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