Organizar una Fiesta – Regalos para invitados

Regalos para invitados

Los regalos para invitados son indispensables. Es el punto final a tu fiesta y para que la recuerden durante mucho tiempo. 

Estamos acostumbrados a que los que reciban regalos en una fiesta sean solo los agasajados. Pero deberíamos hacer pequeños detalles a los invitados en agradecimiento por su asistencia. 

¿Cuando se dan los regalos para invitados?

Estos regalos no se dan al principio de la fiesta sino al final, para cerrar el evento y despedir a los invitados.

Además, nos ayudará en esta tarea, porque nunca sabes cuándo acabar y esperas a que los invitados se vayan y no debería ser así. En una fiesta bien organizada, hay un inicio y también hay un final marcado y que debemos respetar. 

Evitaremos, que los invitados se vean en la gran decisión de abandonar o no la fiesta, llegando hasta el aburrimiento en algunos casos. De esta manera también liberamos al anfitrión para que pueda descansar después del duro trabajo de organización y realización de la fiesta.

¿Cómo deben ser los regalos?

Los regalos para invitados deben ser una pieza o piezas pequeñas que recuerden a la temática de la fiesta.

Un ejemplo para una fiesta pirata infantil sería poner unas monedas de chocolate, un parche, una bandera pirata y un catalejo en una bolsita de papel craft (que es el papel de color marrón). Puedes pintarla como un mapa del tesoro con una gran X roja y cerrarla con una cinta negra. Todos estos accesorios los puedes realizar a mano tú mismo y aún tendrán más valor.

Organizar una Fiesta – Presupuesto

Presupuesto

El éxito de todas las fiestas está en elegir acertadamente la decoración, los detalles y la organización. Cualquier fiesta va a tener siempre una serie de gastos y costes. Por eso el presupuesto es una herramienta que nos ayudará a tener de forma clara una visión general de los recursos materiales y financieros necesarios para desarrollar con éxito nuestra fiesta y prevenirnos para evitar inconvenientes y que todo sea un éxito.

Por eso, el presupuesto es fundamental para la organización de fiestas. Si tienes un presupuesto podrás organizarte mejor y evitar derrochar el dinero. Deberás dedicar el tiempo necesario a elaborarlo detallada y organizadamente cuidando cada detalle por minúsculo que sea.

Vamos a ver el presupuesto en varias fases:

Primera: tipo de presupuesto y límites

En primer lugar, se debe decidir el tipo de presupuesto. Puede ser de dos tipos: cuando el presupuesto se adapta al evento o cuando el evento se adapta al presupuesto.

Cuando el presupuesto se adapta a la fiesta temática sería donde primero se planifica el evento y una vez planificado se estipula un presupuesto por objetivo preestablecido. Este presupuesto se debe calcular de manera realista y contando con la posibilidad de recuperar parte del coste. Un ejemplo para este tipo de presupuesto sería una boda temática, donde podrían prevalecen los gustos o deseos de los novios por encima del presupuesto y donde es posible recuperar algo de lo invertido debido a los regalos de los asistentes.

Cuando la fiesta temática se adapta al presupuesto es donde primero se establece un presupuesto y luego se divide en las diferentes áreas adaptándose así los objetivos al presupuesto establecido. Si hemos decidido que el tipo de presupuesto de nuestra fiesta será este, deberemos establecer los límites tanto mínimo como máximo. En la mayoría de fiestas temáticas se elige esta opción ya que es muy frecuente destinar una cantidad de dinero pre establecido al evento y ajustarse a él.

Segunda: Planificación y división del presupuesto.

Una vez se ha decidido el tipo de presupuesto se planifican las acciones, los tiempos y además se cuantifica cada una de las tareas y etapas a desarrollar.

Una buena técnica para no dejarnos ningún detalle sería listar todos los elementos imaginándonos el paso a paso de nuestra fiesta. El tener en cuenta todos los detalles nos dará una idea más exacta del presupuesto que necesitaremos para cada uno. Deberás ir rellenando cada paso de tu fiesta para que no se te olvide nada, incluyendo en el encabezado nombre de la fiesta, temática, fecha y hora y número de invitados.

Ha llegado la hora de fraccionar el presupuesto global. A la hora de dividir el presupuesto, hay que tener en cuenta los costes fijos, variables y los imprevistos.

Costes fijos

Los costes fijos son los que vamos a tener que cubrir independientemente de la cantidad de asistentes a la fiesta. Algunos de ellos son:

– Difusión, promoción del evento y publicidad.

– Diseño, impresión y coste de envío de invitaciones. 

– Alquiler del lugar dónde se hará el evento. Este ocupará un importante porcentaje del coste total del evento.

– Equipamiento técnico, sonido, proyección, decoración, fotografía y video.

– Contratación de show o actividades extra al evento.

– Servicio de Alquiler, transporte, montaje y desmontaje de mobiliario si fuera necesario. Por ejemplo, carpas para una fiesta en el exterior.

Costes variables

Los costes variables van en función de la cantidad de asistentes o invitados a la fiesta, entre ellos podemos encontrar:

– Programas y diplomas

– Regalos o souvenirs, etc.

– Servicio de catering

– Comida, bebida y pica-pica

Imprevistos

Luego vienen los imprevistos. Es importante saber que existen y es bueno contar con una parte del presupuesto destinado a ellos. Yo recomiendo apartar entre un 10% y un 15% de los gastos totales. Esto nos dará flexibilidad al presupuesto para poder cubrir cualquier contratiempo.

Tercera: división de cargos y porcentajes

Para cada tarea o actividad es importante apartar el % adecuado para poder cubrirlo y entrar en presupuesto.

Por eso aconsejo solicitar por lo menos tres presupuestos a diferentes proveedores para así poder hacernos una idea más exacta del coste de esa actividad. Los costes los deberás ir anotando en una hoja.

Para fiestas donde el proceso de organización es largo, lo mejor sería convenir precios de antemano con los proveedores. En estos casos también podemos informarnos de las condiciones de pago y entrega. Deberemos guardar las tarjetas o números de contacto para cualquier imprevisto.

Para tenerlo todo a mano puedes usar una hoja de proveedores.

Para facilitar la tarea de la división del presupuesto, engloba las tareas y actividades dentro de las siguientes categorías:

  1. Local y mobiliario
  2. Comidas y bebidas
  3. Decoraciones
  4. Entretenimiento y equipos
  5. Regalos o detalles
  6. Invitaciones y materiales impresos

Una vez los has clasificado en estas 6 áreas, debes asignarles un % a cada área.

La división más común sería apartar un 30% para alquiler de local, estancia o mobiliario. Un 20% para comida y bebida y también para decoración. Reservaremos un 10% para entretenimiento y no olvidemos un 10% para los imprevistos. Por último, un 5% para Invitaciones y otro 5% para los regalos de invitados.

Una vez tenemos el % total de cada área, tenemos que dividirlo internamente asignándoselo a cada actividad o materiales.

Por ejemplo, he asignado a mi fiesta un 5% al área de Invitaciones. En este caso como mi fiesta tiene un presupuesto total de 200€ para 10 personas, el dinero destinado a las invitaciones será de 10€.

De esta manera vamos a ir dividiendo todo el presupuesto de nuestras áreas en las diferentes actividades y materiales. Hay que intentar dividirlo de manera objetiva, conociendo los precios aproximados para cada cosa, así podremos ajustar el presupuesto adecuadamente.

Es posible que en nuestra fiesta no tengamos que costear el local porque preferimos hacer la fiesta en nuestra casa o jardín, en ese caso podremos disponer de más dinero para las áreas que creamos o en las que queramos invertir más.

Igualmente, los porcentajes son aproximados y tú puedes ajustarlos a tu evento sin problema. Solo recuerda mantener el % en imprevistos y ajustarte de manera lógica al presupuesto, es decir, si en el área de decoración tengo muchos elementos, no sería lógico invertir menos dinero del que en realidad necesito gastarme. Esto llevaría a un desajuste en el presupuesto ya que tendrías que regular las otras áreas para cubrir costes o lo que es peor, tener que utilizar el 10% destinado a posibles imprevistos para asumir una mala planificación.

Organizar una Fiesta – Decoración

Decoración

Ha llegado la parte más divertida, la de elegir la decoración de la zona donde realizaras tu fiesta.

Para realizar una correcta decoración, debes tener en cuenta varios factores como las dimensiones de la estancia, como será la presentación de la comida (bufet, menú en mesa, etc.), si habrá espectáculos, etc.. 

Cada fiesta es única y cada tema es totalmente diferente. Pero no te estreses, siempre se sigue un mismo patrón que voy a compartir contigo para que tus decoraciones te resulten mucho más sencillas y rápidas.

En el anexo tendrás la tarjeta de decorar, que te ayudara con los elementos indispensables para una fiesta genial de verdad.

Estos elementos son: Invitaciones, Entrada, Photocall o Photobooth, Decorado base, Guirnaldas, Centro de mesa, Table place, Decoración sillas, Mesa dulce, Entretenimiento y Regalos para invitados.

Invitaciones: 

Las invitaciones son la presentación de tu fiesta. Son el escaparate de lo que pretende ser y tienes que conseguir que transmita todo lo que tus invitados van a vivir en esa fiesta.

Para ello tus invitaciones también deben ser temáticas, muy temáticas me atrevería a decir, ya que con ellas tus invitados imaginarán la calidad y el detalle de la fiesta. 

Dedícales el tiempo que sea necesario para que el diseño sea de lo más espectacular. Sorprende, se creativo y triunfarás. 

Puedes hacerlas con volumen. No te centres en las clásicas invitaciones de toda la vida, innova. Cualquier detalle puede ser genial. Por ejemplo, para una fiesta de temática granja, una bala de paja serviría, y para una fiesta para Halloween un ataúd de cartulina sorprendería.

Anota todas las ideas que tengas y luego decide la más original.

Que poner en la invitación

En la invitación hay datos que deben figurar siempre y son: la fecha, el lugar de celebración y la hora. Si lo requiere debes incluir si los invitados tienen que ir vestidos de alguna manera en concreto.

Las frases de invitaciones pueden variar dependiendo de la temática, pero tienen que ser llamativas y que inciten a asistir al evento.

Mira estos ejemplos:

Para una fiesta temática infantil de Princesas:

«La familia real convoca al cumpleaños de la Princesa [Nombre], el [Día], a las [Hora] en el castillo [Dirección]. ¡Te esperamos!!»

Para una fiesta temática infantil de Piratas:

«El próximo [fecha] a las [Horario] mi barco zarpará en busca de nuevas aventuras, si quieres formar parte de la tripulación del capitán [Nombre], la cita será en [Dirección] ¡Recuérdalo grumete!

Para una fiesta temática adulto de Halloween:

«Únete a nosotros si te atreves para un susto en la noche de Halloween… ¡Estamos llamando a todos los duendes, fantasmas y criaturas de la noche! Así que ¡deslízate, flota, o arrástrate a nuestra fiesta de disfraces! La reunión será puntualmente a las [Hora] «.

Decorar la entrada a la Fiesta

Cuando hablamos de entrada nos referimos a lo primero que van a ver nuestros invitados cuando vengan el día dela fiesta. La entrada es muy importante porque representa todo aquello que nuestros asistentes se han imaginado al recibir la invitación.

¡Tiene que ser sorprendente! Piensa que desde que has repartido las invitaciones, los invitados tienen mucha curiosidad por ver cómo será la fiesta. Así que diseña una entrada genial y tu fiesta será todo un éxito.

La entrada se compone de algunos elementos indispensables que tienes que tener en cuenta. Son: el pasillo, los laterales y el arco.

El pasillo es un simple espacio por donde los invitados deben pisar para entrar a la estancia donde se celebrará la fiesta. Vendría a ser como un camino. Lo puedes decorar o bien con alfombra o con piezas sueltas en el suelo.

Los laterales son precisamente eso, los laterales del pasillo que deben ir adornados hasta el arco y durante toda la distancia del pasillo con decoración del tema de la fiesta. En los laterales se pueden poner o composiciones o escenas de la temática. Es la mejor carta de presentación de tu fiesta. Cuida cada detalle y deja boquiabiertos a tus invitados.

El arco es la entrada real a la estancia donde se celebrará la fiesta. Tiene forma de entrada ya sea cuadrada, circular o con formas y debe ser grande imponente y tiene que estar totalmente decorada y en armonía con la temática. Los materiales más utilizados son globos, cartón y madera. Tienes que ser muy creativo, por ejemplo, puedes hacer una estrella gigante, un libro, un bosque o lo que se te ocurra, todo depende de tu temática.

Photocall o Photobooth

Es la zona de tu fiesta que no puede faltar. Es donde tus invitados se lo pasarán en grande. El photocall es el fondo que debes definir, y donde tus invitados se harán fotos espectaculares. Y el photobooth son todos los accesorios que dispondrás para que esas fotos sean aún más divertidas.

Para el photocall vale todo. Puede ser una escena completa o un panel decorado. Tiene que tener elementos que atraiga a hacerse fotos, por ejemplo, si tu fiesta es del bosque encantado, un fondo decorado de bosque con unos árboles a los lados y decoración colgante, arbustos, muchos farolillos, algunas setas rojas grandes y una señal de madera vieja que ponga “Bosque encantado” quedaría muy bien. Para el photobooth podrías utilizar catalejos hechos con hojas, collares de hierbas, alas de hada, varitas, flores o algún marco customizado con plantas. Atrévete con lo que quieras, tus invitados te lo van a agradecer.

Decorado base

El decorado base es aquel compuesto de varias piezas más pequeñas que van a seguir con la temática durante toda la estancia. Son pequeñas composiciones que estarán situadas de diferentes puntos de la estancia principalmente en esquinas o puertas y entradas varias. También debería haber una composición justo detrás o alrededor de la mesa, si es que la hubiera, del agasajado, así también como en las mesas Buffet y Mesa dulce.

Guirnaldas

Son aquellas decoraciones colgadas o colgantes. Tienen mucho valor visual incluso en sitios grandes como en naves ya que delimitan el techo y lo hace más acogedor. Tienen que ir relacionadas con la temática, pero pueden ir solo en un aspecto, es decir, podría ser simplemente, una tela de un color relacionado con el tema. Se pueden realizar con cualquier material, hojas, servilletas, tela, etc.

La forma más común de colocarlas es en forma de zigzag.

Centro de mesa

Son las piezas que irán colocadas en el centro de las mesas. En el caso que no haya mesas para menú, igualmente deben incluirse en las mesas dedicadas al buffet de comida y bebida. En el caso de utilizarlas en mesas deben ser altas para facilitar y no impedir la visibilidad de los comensales y deben ir numeradas o nombradas. Puedes utilizar nombres relacionados con la temática. Deben ir relacionados con la temática y representan mini composiciones que pueden ser abstractas. 

Table place o Buffet

Cuando digo Table Place me refiero a la zona individual para cada comensal en una mesa. Debe ir decorada también con algún pequeño detalle y acompañado con el nombre de cada comensal. En el Buffet no olvides hacer tarjetas para indicar cada comida y bebida. Cada detalle importa mucho y da valor a tu fiesta así que no descuides estos pequeños detalles. Puedes hacer las tarjetas como pequeños mapas quemados para una fiesta pirata, por ejemplo.

Decoración sillas o Buffet

La decoración de las sillas en un evento de menú es muy importante ya que nos ayudarán a armonizar toda la decoración. Un pequeño detalle puede servir. En cuanto a las mesas Buffet tienen que ir vestidas con manteles de telas o papel. Deberían tener diferentes peanas también tematizadas, que nos ayudarán a presentar los diferentes platos a los invitados.

Mesa Dulce

Al igual que en las mesas buffet, deben ir peanas igualmente tematizadas para dar volumen y exponer los postres y dulces.

Organizar una Fiesta – Lista de invitados

Lista de invitados

En toda fiesta no pueden faltar los invitados. Tendrás que hacer una lista de todas las personas que deseas que asistan a tu fiesta. Si en algún momento tienes dudas de sobre quien debes invitar o no, te dejo en el anexo “juego de invitados” es un pequeño juego que te ayudará a decidir a quién debes invitar o no. Cabe decir que no es un juego definitivo ya que la decisión final independientemente del resultado del juego la tienes tú.

¿A quien invitar a tu Fiesta?

¿A quien debes invitar? Te voy a dar 4 pautas básicas para que puedas elaborar tu lista de invitados.

Primer paso: Crea tu Invitadoland

Este es el mundo de los invitados. En invitadoland debes anotar todos los invitados que se te pasen por la cabeza, incluso te debes incluir tú mismo, ya que con el número de invitados finalmente resultante es con el que vamos a calcular comida y bebida, regalos, etc. No te dejes a nadie por dudoso que te parezca, simplemente anota todo aquel que crees que debe asistir a tu fiesta.

Segundo paso: Decide tú número.

No siempre se puede invitar a todas las personas que deseamos ya sea por capacidad de aforo, por presupuesto o porque la fiesta esté dedicada a un targeten concreto. Por eso debemos piensa en las personas que puedas tener. Piensa en la atención que deben recibir los invitados, tu presupuesto, etc., y decide así tu número.

Tercer paso: Criterios de selección.

Ahora ha llegado la parte donde debes elegir quien realmente asistirá a tu fiesta y quién no. Tienes que definir los criterios por los cuales vas a hacer la selección. Los criterios son muchos y muy diferentes, desde la facilidad por trasladarse al lugar de celebración o si prefieres que tu fiesta sea más familiar o más de amigos e incluso hasta la capacidad para que te regalen se toma en cuenta. Tú decides tus criterios, pero es importante que los definas y priorices. 

Cuarto paso: Depura hasta tú número.

De esta mañera solo te queda ir analizando a cada invitado y según tus criterios antes definidos, hacer la selección reduciendo el número de invitados hasta tu número.

La lista de descartados no la tires, ya que puedes necesitar agregar o sustituir a alguien.

No te sientas mal haciendo esta criba ya que, en la mayoría de los casos, es una realidad que no puedes tener a todos los que querrías y recuerda que no hay malos ni buenos, y que tanto como a ti no les queda más remedio que entenderlo, así que pon el sentimiento de culpa a un lado y ves descartando a todos los necesarios según los criterios que has definido.

¡Ahora ya tienes una lista de invitados óptima para tu fiesta!

Para no olvidarte nada es conveniente que lleves un borrador de la lista durante un mes y así podrás ir anotando las modificaciones o ir añadiendo nuevos invitados.

¡Empieza a organizar a tus invitados!

Coge un papel. Allí debes anotar el nombre completo, la dirección, número de personas y dejaremos en blanco la casilla “SI/NO” y en el momento en que nos confirmen asistencia o no, vamos a ir marcando.

Poner el nombre y apellidos es importante, porque tienes que colocar estos datos en la invitación para cuando se la demos en mano, por cuestión de estilo y educación.

También nos servirá en el caso de que en el local del evento se busque el nombre del invitado en un listado, a la entrada, por problemas de aforo.

En cuanto tengas elaborada tu lista de invitados, ya puedes elaborar la lista de materiales necesarios para realizar las invitaciones si es que prefieres hacerlas tú mismo o en su defecto los plazos de entrega de tu proveedor y coste. Recuerda que debes ajustarte a tu presupuesto.

Organizar una Fiesta – Elegir temática

Como elegir una buena Temática para tu Fiesta

Si estás pensando en dar una fiesta temática, lo primero y más importante es la temática.

La temática nos va a decir en el contexto en que se ambienta la fiesta i a orientarnos. 

Requisitos para elegir Temática para una Fiesta

Esta debe cumplir una serie de requisitos básicos:

CLIMA

Una época del año como en otoño o primavera y en una estancia, bien sea cubierta, al aire libre o mixta. Esto significa que se tiene que adaptar la temática a cada situación en concreto. Por ejemplo, una fiesta hawaiana no sería conveniente para una fiesta en invierno celebrada en el exterior.

IDEAL O FAVORITO

Es esencial que el tema esté especialmente orientado a los gustos del agasajado y no a los del organizador. 

Es un fallo muy frecuente emocionarse a la hora de organizar una fiesta y no darse cuenta de que estamos poniendo nuestros gustos por delante de los de la persona sorprendida. 

Por ejemplo, para una persona apasionada por la lectura y los libros el tema más conveniente sería el de Biblioteca.

El tema que elijas puede parecer difícil de representar, pero con las pautas que veremos más adelante será coser y cantar.

EDAD

El tema de la fiesta debe ir acorde a la edad del agasajado. 

Por ejemplo, no estaría en tema una fiesta infantil con temática póker debido a su contenido más adulto y su dificultad. 

DIVERSIÓN

La temática tiene que poder hacerse divertida. 

No quiero decir con esto que solo se puedan hacer fiestas de temas divertidos como payasos, circo, etc., sino que la temática puede ser de un tema serio como por ejemplo “Biblioteca” pero a su vez se tiene que poder hacer divertida. 

En el caso de la temática “Biblioteca” la diversión puede estar en juegos de búsqueda del tesoro relacionados con palabras y libros o juegos de adivinar palabras, frases, refranes, etc., también juegos de mímica ya que en las bibliotecas se debe mantener silencio.

En capítulos siguientes veremos juegos especiales para las diferentes temáticas y juegos adaptables a multitud de temas.

FÁCIL DE REPRESENTAR Y VISUAL

La temática elegida debe ser visualmente atractiva y tiene que poderse representar en la estancia elegida para la fiesta, es decir que se tiene que poder decorar la estancia acorde con la temática. 

Siguiendo el ejemplo de temática “Biblioteca” la sala podría estar decorada con estanterías llenas de libros (verdaderos o simulados), un libro gigante, algunas mesas y lámparas de estudio, etc.

Es importante que la temática elegida se pueda representar de forma material tanto en papel como por ejemplo las invitaciones, menús, etc., o en objetos como los regalos para invitados y recordatorios. 

En el caso de la temática anterior, las invitaciones a la fiesta podrían ser como un carnet de biblioteca y los regalos para invitados, un lápiz y una libreta tipo block de notas con tapas de libro antiguo o un pequeño libro con una historieta escrita por ti. 

PRESUPUESTO

Es fundamental que la temática de la fiesta se pueda adaptar económicamente al presupuesto establecido para la fiesta.

 Hay que marcar unas sencillas pautas en el presupuesto para dedicar el % correspondiente a cada parte de la organización. 

Teniendo claro estos conceptos, lo primero que tienes que hacer es decidir los puntos básicos como la situación y clima, la edad y lo ideal o favorito.

Con todas estas ideas luego podrás decidir la temática ideal. 

Esto te va a dar una guía básica para la fiesta.